Für Vermieter gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, eine Wohnungsübergabe durchzuführen. Dabei spielt das Abnahmeprotokoll stets eine wichtige Rolle und ist massgebend für eine problemlose Übergabe. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen mehr zur digitalen Übergabe und vergleichen diese mit der schriftlichen Übergabe von Immobilien.
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Was gehört in eine Übergabe?
Bei einem Umzug findet in der Regel eine Übergabe des Mietobjektes zwischen dem Mieter und Vermieter statt. Dabei wird in einem Übergabeprotokoll der Zustand der Immobilie festgehalten. Sämtliche Mängel, Schäden und der allgemeine IST-Zustand der Wohnung, des Hauses oder eines Gewerbes wird dokumentiert und idealerweise mit Fotos und Videos ergänzt. Schlussendlich entsteht ein Protokoll mit sämtlichen Einträgen zum Zustand der Liegenschaft, welches auch zu einem späteren Zeitpunkt noch eingesehen werden kann.
Gut zu wissen: Ein Übergabeprotokoll ist nicht obligatorisch, d.h es gibt kein Gesetz welches ein solches voraussetzt. Dennoch raten wir immer ein Übergabeprotokoll zu erstellen, um sowohl den Mieter als auch den Vermieter bei Unstimmigkeiten abzusichern und die Haftung zu klären.
Welche Formen der Übergabe gibt es?
Grundsätzlich findet eine Übergabe stets vor Ort im Mietobjekt statt. Dabei anwesend sind in der Regel der Vermieter als auch der Mieter. Bis vor einigen Jahren wurden Übergaben stets schriftlich und auf Papier festgehalten. Sämtliche Informationen wurden von Hand in das Übergabeprotokoll eingefüllt und ergänzt. Mittlerweile fand auch in der Immobilienbranche einen Wechsel statt und die Digitalisierung fand ebenfalls Einzug bei Wohnungsübergaben. So gibt es mittlerweile verschiedene Anbieter, welche digitale Übergaben und digitale Übergabeprotokolle für den Alltag als Vermieter zur Verfügung stellen.Was ist wichtig bei einer Übergabe?
Bei Übergaben von Miet- und Gewerbeobjekten ist es wichtig, ganz genau zu dokumentieren und alles detailliert zu kontrollieren. Bei der Abnahme gilt es jedes Detail der Liegenschaft zu begutachten und auf Mängel und Schäden zu überprüfen. Gibt es Kratzer im Parkett? Funktioniert der Backofen? Nur so können Vermieter und Mieter feststellen, ob mögliche Schäden und Mängel vorhanden sind. Es macht Sinn für jeden einzelnen Raum eine genaue Dokumentation zu erstellen, um das Abnahmeprotokoll möglichst exakt auszufüllen. Im Mietvertrag ist normalerweise festgelegt, wie das Objekt abzugeben ist. Ganz allgemein gilt, dass ein Mietobjekt so übergeben werden muss, wie beim Einzug. Die Anzahl Schlüssel sowie ein gründlich gereinigtes Objekt gehören bei einer sauberen Übergabe genau so dazu.Besonders wichtig: Am Schluss der Übergabe sollten Mieter und Vermieter das Übergabeprotokoll unterschreiben. Mit der Unterschrift verstehen sich beide Parteien einverstanden und stimmen dem Zustand des Objektes zu.
Ist das Übergabeprotokoll bindend?
Mit der Unterschrift bekennen sich die Unterzeichnenden einverstanden. Das heisst, der dokumentierte Zustand wird durch die Unterschrift anerkannt. Wenn im Übergabeprotokoll zudem Vereinbarungen bezüglich der Haftung von Schäden etc. festgehalten wurden, gelten diese durch ein unterschriebenes Übergabeprotokoll ebenfalls bindend.Schriftliches Übergabeprotokoll
Bei einem schriftlichen Übergabeprotokoll wird der Zustand der Liegenschaft in einem Formular auf Papier festgehalten. Meist dient dazu eine Vorlage, welche vor Ort durch den Vermieter ausgefüllt wird. Am Ende der Wohnungsübergabe wird dieses unterschrieben und später allen anwesenden Parteien zugestellt. Zudem legen die Verantwortlichen die Dokumentation anschliessend in Ordner ab, um auch zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen zu können. Jetzt Übergabeprotokoll herunterladenDigitales Übergabeprotokoll
Bei der digitalen Übergabe werden kein Stift oder Papier benötigt. Die Übergabe wird komplett digital durchgeführt. Das heisst, Sie verwenden dazu entweder ein Smartphone, Tablet oder Laptop. Direkt vor Ort können Sie die wichtigsten Informationen digital erfassen und den Zustand des Objektes festhalten. Des Weiteren ist eine ortsunabhängige Dokumentation möglich sowie das Unterschreiben auf dem Gerät. Ein Bearbeiten und Ablegen nach der Übergabe sind beim digitalen Übergabeprotokoll nicht notwendig.Unterschied schriftliches und digitales Übergabeprotokoll
Schriftliches Übergabeprotokoll- Auf Papier und mit Stift
- Benötigt Nachbearbeitung
- Wird in Ordner abgelegt
- Wenig Platz für Ergänzungen
- Kopie muss an Mieter per Post zugesandt werden
- Übergabe mit Tablet, Smartphone oder Laptop
- keine Nachbearbeitung möglich
- ortsunabhängig
- Informationen werden zentral, sicher digital gespeichert
- Unendlich Platz für Ergänzungen
- Kopie kann direkt an alle Beteiligten per E-Mail zugestellt werden
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Warum macht ein digitales Übergabeprotokoll Sinn?
Die digitale Übergabe hat zahlreiche Vorteile. So ist diese nicht nur schneller, sondern ebenfalls effizienter. Einzelne Schritte können zügig abgearbeitet und direkt mithilfe des Smartphones festgehalten werden. Des Weiteren werden sämtlichen Informationen und Dokumentation digital festgehalten. Dies macht die Datenbank besonders sicher und ist auch bei einem Mitarbeiterwechsel ohne grosse Suche abrufbar. Der grösste Vorteil des digitalen Übergabeprotokolls ist allerdings eine merkliche Zeitersparnis. Durch die effiziente Übergabe können Mitarbeiter vor, während und nach der Übergabe deutlich den Arbeitsaufwand reduzieren. Dadurch wird nicht nur Zeit sondern auch Kosten gespart. In der Regel lohnt sich die Umstellung für jeden privaten Vermieter wie auch grösseres Unternehmen. Die digitale Lösung bringt nicht nur grossen Nutzen für die Mitarbeiter, sondern verlangt zukünftig weniger Vorbereitung für die Protokoll Erstellung, beschleunigt den ganzen Prozess inklusive Ablauf und reduziert gleichzeitig die Papier- und Aktenmengen. Jetzt digitale Übergabe kostenlos testenNachteile digitales Übergabeprotokoll
Wie bei jeder Umstellung braucht auch das Arbeiten mit dem digitalen Übergabeprotokoll etwas Eingewöhnungszeit. Insbesondere bis das digitale Abnahmeprotokoll eingerichtet ist, dauert es zu Beginn etwas. Doch sobald das Protokoll mit allen Informationen gefüllt wurde, so kann dieses für jede weitere Übergabe verwendet werden.Fazit schriftliches Übergabeprotokoll vs.digitales Übergabeprotokoll
Nur zu Recht löst das digitale Übergabeprotokoll die schriftliche Übergabe Schritt für Schritt ab. In Zeiten der Digitalisierung macht es durchaus Sinn, auch diesen Prozess zu digitalisieren und gleichzeitig Ressourcen zu schonen und Papiermengen zu reduzieren. Ob für die Übergabe von Haus, Wohnung oder Gewerbe, die digitale Übergabe erleichtert jeden Vermieter. Dass alle wichtigen Dokumenten und Informationen sicher auf einem Server hinterlegt sind, macht die Bearbeitung wesentlich einfacher und zeitgleich effizienter. So sind diese auch nach Jahren noch schnell und einfach einzusehen und beschleunigen den Arbeitsalltag von Immobilien Experten. Zudem optimiert eine digitale Dokumentation die Kommunikation zwischen Mieter und Vermieter und schafft Transparenz und Vertrauen zwischen den einzelnen Parteien.
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