Digitale Immobilienübergabe – So einfach geht’s

Sie besitzen Immobilien und führen regelmässig Übergaben von Wohnungen, Häusern und anderen Objekten durch? Dann ist die digitale Übergabe genau das Richtige für Sie. Weshalb Sie Ihren Alltag dadurch noch effizienter gestalten und wie Sie dank digitaler Immobilienübergabe Kosten einsparen, verraten wir Ihnen in diesem Artikel

Digitale Immobilienübergabe was ist das?

Eine Übergabe von Immobilien gehört für Eigentümer und Immobilienverwaltungen zu den täglichen Aufgaben. Mieter und Mieterinnen ziehen aus, eine Übergabe des Objektes steht an und die Schlüsselübergabe muss dokumentiert werden. Bislang sind für eine Immobilienübergabe beide Parteien, Miet- und Vermieterpartei vor Ort erschienen und haben die Übergabe schriftlich festgehalten und dabei mögliche Mängel und Schäden notiert. Alle Schritte wurden dabei auf Papier festgehalten und sauber dokumentiert und danach in Ordnern und Akten abgelegt.

Bei der digitalen Immobilienübergabe ist die Dokumentation noch immer ein wichtiger Bestandteil. Auch das Erscheinen der Miet- und Vermieterpartei hat sich nicht geändert. Allerdings ist es mit der digitalen Übergabe nun möglich, alle wichtigen Informationen wie die Kontaktdaten der Mietpartei, Schäden und Mängel, die Anzahl Schlüssel etc. digital zu dokumentieren. Sämtliche Details werden dabei direkt in der Software eingetragen, fotografisch festgehalten und am Ende digital unterzeichnet. Ob Verwalter und Verwalterinnen für das digitale Übergabeprotokoll das Smartphone, Tablet oder den Laptop nutzen, ist individuell und je nach Situation anpassbar.

Nachteile der analogen Wohnungsübergabe

Doch warum von der schriftlichen Übergabe zur digitalen Übergabe wechseln?

Die analoge Wohnungsübergabe hat in den letzten Jahren gut funktioniert. Obwohl diese einige Nachteile mit sich bringt, haben Eigentümer und Eigentümerinnen sich damit arrangiert und die Nachteile einfach hingenommen.

Dies ist allerdings in der heutigen digitalen Welt nicht mehr von Notwendigkeit. Denn mittlerweile gibt es bessere Lösungen, welche ganz klar gegen die schriftliche Wohnungsübergabe sprechen.

Nachteile der analogen Wohnungsübergabe:

• Zeitaufwendig
• Nachbearbeitungsaufwand notwendig
• Dokumente müssen per Post versendet werden
• Zeitaufwand für die Unterlagenablage notwendig
• Schlechte Leserlichkeit durch handgeschriebene Notizen
• Hohes Risiko von fehlerhaften Unterlagen durch unsachgemässe Dokumentation
• Hoher Bedarf an Papier und Akten
• Mängel Erfassung aufwendig
• Sicherheit der Dokumente nicht gewährleistet (Brand, äussere Einflüsse etc.)

Welche Vorteile bringt die digitale Übergabe von Immobilien?

Die digitale Übergabe und das digitale Übergabeprotokoll bringen zahlreiche Vorteile. Gerade deshalb wagen immer mehr Vermieter und Vermieterinnen den Schritt in die Digitalisierung.

So macht die digitale Übergabe den gesamten Ablauf effizienter:

• Informationen werden schneller erfasst
• Fotos- und Videos sorgen für eine detaillierte Dokumentation
• Mieterinformationen sind digital erfasst und dokumentiert
• Dokumente können schneller versendet und per E-Mail geteilt werden

Kosten minieren:

• Dank effizienter Arbeitsweise werden Mitarbeiterstunden reduziert
• Geringer Papier- und Ordnerverbrauch
• Dokumente und Informationen nahtlos ablegen -> weniger Stunden für die Suche

Unabhängiger Arbeiten:

• Orts- und geräteunabhängig Arbeiten
• Offlinemodus ermöglicht das Arbeiten von überall
• Informationen können ortsunabhängig abrufbar

Hohe Sicherheit:

• Daten werden sicher und zentral abgelegt
• Informationen werden dank digitaler Eingabe für jeden leserlich gemacht
• Geringes Risiko für Missverständnisse und unerwartete Überraschungen

Mängel bei der Übergabe

In der Regel entstehen Mängel während der Vermietung in einem Mietobjekt. Diese werden spätestens bei der Besichtigung des Objektes im Übergabeprotokoll festgehalten. Mithilfe der digitalen Übergabe ist es nun möglich, diese anhand Fotos- und Videos zu dokumentieren und bei grösseren Schäden direkt an den jeweiligen Handwerker oder Experten weiterzuleiten.

Lästiger Papierkram und das Ablegen von Schäden- und Mängeldokumenten werden dank der digitalen Übergabe noch einfacher und effizienter gemacht. Ein Mangel ist schneller erfasst und die Immobilie und deren Zustand gekonnt dokumentiert. Dies fördert nicht nur die Transparenz zwischen der Miet- und Vermieterpartei, sondern stärkt ebenfalls das Vertrauen.

Hausübergabe und Wohnungsübergabe leicht gemacht

Zusammengefasst eröffnet die digitale Übergabe von Immobilien und das Erfassen sämtlicher Informationen im digitalen Übergabeprotokoll neue Möglichkeiten. Die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden in einem Unternehmen wird dadurch ebenfalls vereinfacht, da die einzelnen Abläufe zentral und digital einsehbar sind. Auch bei einem Teamwechsel bleiben die Daten zentral gespeichert und sind nicht von einer spezifischen Person und deren Wissen abhängig.

Der gesamte Überblick über eine Immobilie, deren Organisation und umfangreiche Unterlagen werden dank der Digitalisierung strukturiert und können ebenfalls bei Bedarf mit anderen Systemen verknüpft werden.

Dies macht die Hausübergabe und Wohnungsübergabe generell einfacher und das gesamte Protokoll digital.

Fazit digitale Immobilienübergabe

Die digitale Übergabe in der Immobilienbranche erfährt eine stetig wachsende Beliebtheit. Kein Wunder, denn diese bietet zahlreiche Vorteile für Eigentümer*innen, Verwaltungen und Immobilienbetreuer*innen. So gestaltet bei deren Anwendung der Übergabe-Alltag nicht nur effizienter, sondern ermöglich neue Lösungen und Ansätze für die gesamte Dokumentation von Übergaben. Protokolle werden digitalisiert, Informationen nahtlos und zentral gespeichert und ortsunabhängig einsehbar gemacht. Dies kommt zahlreichen Unternehmen zu Gute und fördert nicht nur das Vertrauen zwischen der Miet- und Vermieterpartei, sondern schont dabei Ressourcen und minimiert Kosten.

So können zum Beispiel der Kaufvertrag, die Anzahl der Schlüssel oder der Mietvertrag direkt bei der jeweiligen Mietpartei abgelegt werden und dadurch Ärger und Missverständnisse bereits bei der Dokumentation verhindert werden. Dies sind nur einige Punkte, welche zahlreiche Immobilienexperten und Immobilienexpertinnen bereits davon überzeugt haben, dass die digitale Übergabe den Alltag von Verwaltungen, Vermieter*innen und Verwalter*innen nachhaltig verbessert.

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