Die Digitalisierung ist in jedem Bereich unaufhaltsam. So ist die Digitalisierung im Immobilienalltag ebenfalls angekommen und bringt zahlreiche Optimierungen mit sich. Welche Vorteile zum Beispiel die digitale Übergabe von Immobilien und Gewerbeobjekten bringt, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
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Die Abnahme von Immobilien
Bei einem Mieterwechsel steht in der Regel eine Abnahme bzw. Übergabe des Mietobjektes an. Bei der Übergabe von Wohnungen, Häusern oder Gewerbeobjekten wird der Zustand des Mietobjektes überprüft und gleichzeitig dokumentiert. Dabei werden mögliche Mängel festgehalten und deren Haftung ebenfalls gleich geregelt. Im Allgemeinen ist sowohl die Mietpartei als auch die Verwaltung bei der Übergabe anwesend. In dem sogenannten Übergabeprotokoll werden folglich alle Informationen und Schäden festgehalten und anschliessend von allen Parteien unterschrieben.
Die digitale Übergabe
Noch bis vor wenigen Jahren wurden Übergaben von Mietobjekten nur schriftlich auf Papier durchgeführt. Dies führte dazu, dass die Mitarbeiter sehr viel Vorbereitung wie auch Zeit für die Bearbeitung nach der Übergabe oder Abnahme benötigten. Das Ablegen und Sortieren der Dokumente sowie das Suchen von wichtigen Informationen gehörte stets zum Alltag eines jeden Immobilienverwalters.
Seit einiger Zeit hat allerdings die Digitalisierung auch Einzug bei den Wohnungsübergaben erhalten. So erlauben es digitale Applikationen die Übergabe mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop durchzuführen und dabei sämtliche Informationen digital zu speichern, einzusehen oder zu bearbeiten.
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Unterschied digitale Übergabe – Übergabe auf Papier
Bis vor Kurzem gab es wie erwähnt nur die Übergabe von Liegenschaften auf Papier. Dies hat sich verändert und nun gibt es auch die Möglichkeit, eine Übergabe digital durchzuführen. Doch was ist der Unterschied zwischen diesen Arten der Übergabe?
Wir klären auf:
digitale Übergabe
- Übergabe mit dem Smartphone, Tablet, Laptop oder Computer
- Kein Stift oder Papier notwendig
- Zentraler Speicher sämtlicher Informationen und Details auf einem Server
- Foto- und Videoaufnahmen direkt im Objekt gespeichert
- Digitale Unterschrift
- PDF Kopie direkt an alle Beteiligten versendet
- kein Ablagesystem notwendig
schriftliche Übergabe
- Übergabe auf Papier mit Stift
- Übergabeprotokoll wird anschliessend in Ordner abgelegt
- Keine direkte Foto oder Video-Dokumentation möglich
- Unterschrift auf Papier
- Kopie wird per Post zugestellt
- Unterlagen werden in Ordnern abgelegt
Digitale Übergabe Vorteile
Der grösste Vorteil der digitalen Übergabe ist das Zeit- und Kostenersparnis, welche diese mit sich bringt. Durch die digitale Bearbeitung reduzieren Sie Ordner- und Papiermengen, wodurch gleichzeitig Kosten gespart werden. Des Weiteren beschleunigt die digitale Übergabe den gesamten Prozess, wodurch den Mitarbeitern mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben bleibt. Zudem kann ein noch detaillierteres Übergabeprotokoll erstellt werden, weil die Immobilien Software eine Foto- und Videodokumentation des Objektes ermöglicht. Ebenfalls ist die Sicherung aller Daten und Informationen dank eines zentralen Datenspeichers garantiert und auch nach Jahren noch einsehbar. Dies macht die Bearbeitung insbesondere bei einem Mitarbeiterwechsel besonders einfach und übersichtlich.
Auch unleserliche Handschriften gehören mit der digitalen Übergabe der Vergangenheit an und tragen zu einem einheitlichen Design des Übergabeprotokolls bei.
Ein weiterer wichtiger Punkt der digitalen Übergabe ist die offene und transparente Kommunikation. Die verschiedenen Funktionen der digitalen Übergabe beschleunigen nicht nur die Prozesse, sondern tragen zu Verbesserung der Kommunikation zwischen Mieter und Vermieter bei. Dies festigt das Vertrauen und auch die Zusammenarbeit sämtlicher Parteien. Zusammengefasst steigert das digitale Übergabeprotokoll sowohl die Effizienz der Mitarbeiter und minimiert im gleichen Zug die Kosten der Verwaltung.
Gut zu wissen: Ausserdem treiben die Hersteller solcher digitalen Innovationen deren Entwicklung stetig voran, wodurch die Anwender nur profitieren. Regelmässige Updates und Optimierungen sind die Folge dieses stetigen Wandels.
Fazit digitale Übergabe im Alltag
Die digitale Übergabe im Vermieteralltag bringt zahlreiche Vorteile. Kein Wunder, dass immer mehr Verwaltungen auf die Digitalisierung setzen und dadurch Mitarbeiter entlasten und gleichzeitig Kosten minimieren. Die Kollegen arbeiten so noch besser zusammen und können Informationen auch Offline erfassen. Alles in allem überwiegen die Vorteile der digitalen Übergabe eindeutig und machen die schriftliche Übergabe auf Papier für Immobilienverwalter je länger, je mehr überflüssig.
Mit Leidenschaft für unsere Leser und Eigentümer.
